So schließt du deinen virtuellen Workshop erfolgreich ab
So schließt du deinen virtuellen Workshop erfolgreich ab
In unseren vorherigen Artikeln haben wir gezeigt, wie du einen virtuellen Workshop planst und Kreativmethoden wie Brainstorming oder Eventstorming effektiv einsetzt. Heute erfährst du, warum ein gelungener Abschluss deines Workshops entscheidend ist und wie du dies erreichen kannst. Freue dich auf viele praktische Beispiele und wertvolle Erfahrungen!
Warum ein gelungener Workshop-Abschluss wichtig ist
„So, das war's. Bis zum nächsten Mal!“ – So oder ähnlich enden viele Workshops. Im besten Fall verliert der Workshopleiter dabei wertvolle Informationen; im schlimmsten Fall verlieren die Teilnehmer die Motivation für zukünftige Zusammenarbeit. Daher solltest du dir im Voraus Gedanken über den Abschluss deines Workshops machen.
Stelle dir deinen Workshop wie den Spannungsbogen einer Geschichte vor: Du beginnst mit einer Einleitung, führst zum Thema hin, arbeitest intensiv daran - der Spannungsbogen steigt zum Höhepunkt, fällt dann wieder und schließt mit einem Schluss ab. Der Schluss bietet Raum für Zusammenfassung, Ausblick und Reflexion – sowohl für dich als auch für deine Teilnehmer.
Bestandteile eines gelungenen Abschlusses
Welche Elemente du für den Abschluss deines Workshops wählst, hängt von deinen Zielen ab. Möchtest du, dass die Teilnehmer am Thema weiterarbeiten? Dann ist eine Liste offener Punkte hilfreich. Möchtest du deinen Workshop verbessern? Dann ist eine Feedbackrunde angebracht. Überlege dir im Vorfeld, welche Ziele du verfolgst und wie der Abschluss des Workshops diese unterstützt.
Die Zusammenfassung
Eine Zusammenfassung ist immer sinnvoll und nahezu obligatorisch. Sie rundet den Workshop ab und zeigt auf, was ihr gemeinsam erreicht habt. Benenne die wichtigsten Agendapunkte, zeige die Ziele der einzelnen Bereiche auf und fasse die Ergebnisse kurz zusammen. Wenn du dich vorbereiten konntest, präsentiere die Ergebnisse visuell, während du darüber sprichst.
Falls du keine Feedbackrunde planst, kannst du auch rekapitulieren, was gut lief und wo Verbesserungspotenzial besteht. Vermeide es jedoch, einzelne Teilnehmer positiv oder negativ hervorzuheben. Die Ergebnisse eines Workshops sind immer eine Gemeinschaftsleistung, und das sollte die Zusammenfassung widerspiegeln.
Für die Einleitung der Zusammenfassung kannst du Formulierungen wie „Ich möchte zum Abschluss unseres Workshops noch einmal die wichtigsten Punkte zusammenfassen“ verwenden. Signalisiere klar den Übergang zu neuen Themen oder zum Abschluss. Du kannst die Zusammenfassung mit einer Frage beenden wie: „Ich hoffe, ich habe alle wichtigen Punkte erfasst. Fallen euch noch weitere ein?“ Sollten noch Punkte kommen, bedanke dich für den Input und schließe die Zusammenfassung ab.
Wenn ihr kein Protokoll erstellt oder keine Liste der nächsten Schritte habt, dient die Zusammenfassung dazu, ein gemeinsames Verständnis der Workshop-Ergebnisse zu schaffen. Wir empfehlen dennoch, wichtige Ergebnisse zu protokollieren, um Missverständnissen vorzubeugen.
Eine Zusammenfassung motiviert, weil sie den Teilnehmern verdeutlicht, welche Herausforderungen ihr gemeinsam bewältigt habt. Sie schafft ein gemeinsames Verständnis und ein „Wir“-Gefühl.
Bedanke dich am Ende der Zusammenfassung für die Teilnahme und die engagierte Zusammenarbeit. Obwohl die Zusammenfassung hier zuerst erwähnt wird, solltest du den Workshop damit abschließen.
Liste der offenen Punkte und nächsten Schritte
Oft reicht die Zeit in einem Workshop nicht aus, um alle Aspekte zu bearbeiten. Es ist sinnvoll, bereits während des Workshops eine Liste mit wichtigen, aber noch offenen Themen zu führen. Am Ende könnt ihr diese Liste gemeinsam durchgehen. Vielleicht haben sich einige Punkte bereits geklärt – umso besser! Einigt euch darauf, was mit den verbleibenden Punkten geschehen soll. Benötigt ihr einen weiteren Workshop, oder können einzelne Teilnehmer die Punkte bearbeiten?
Wenn ihr euch entscheidet, die Punkte von Teilnehmern weiterverfolgen zu lassen, notiert, wer bis wann welches Thema bearbeitet. Als Workshopleiter musst du sicherstellen, dass die Betroffenen die Aufgaben akzeptieren. Erst nach ihrer Zustimmung solltest du sie als Verantwortliche notieren. Wichtig ist auch, dass es zwar Teams geben kann, die ein Thema bearbeiten, aber es sollte immer einen Hauptverantwortlichen geben. Andernfalls sind die Rollen unklar, und es kann passieren, dass das Thema nicht weiterverfolgt wird.
Findet sich kein Verantwortlicher, müsst ihr weiter diskutieren. Sollte niemand eine Aufgabe übernehmen wollen, solltet ihr erwägen, das Thema zu streichen. Ein Thema, das alle für wichtig halten, aber niemand bearbeiten möchte, kann so wichtig nicht sein.
Aus Erfahrung kommt es manchmal vor, dass alle ein Thema wichtig finden, sich aber niemand zutraut, es zu bearbeiten. In dem Fall kann jemand bestimmt werden, der einen Experten sucht und sicherstellt, dass das Thema (von jemand anderem) bearbeitet wird.
Feedback einholen
Feedback ist essenziell, um deine Teilnehmer besser zu verstehen und um in deiner Rolle als Workshopleiter zu wachsen. Es macht Sinn, nicht nur am Ende des Workshops nach Feedback zu fragen, sondern auch zwischendurch, etwa nach Themenblöcken oder Pausen. Man kann es natürlich übertreiben, aber tendenziell wird eher zu wenig nach Feedback gefragt – also keine Scheu!
Es gibt verschiedene Methoden, Feedback einzuholen. Bei wenigen Teilnehmern kannst du jedem kurz die Möglichkeit geben, sich verbal zu äußern. In virtuellen Meetings musst du die Teilnehmer eventuell etwas ermutigen. Gehe dabei wie folgt vor:
- Teile mit, dass du Feedback wünschst, zum Beispiel: „Ich würde gerne wissen, wie ihr mit dem bisherigen Ergebnis zufrieden seid.“
- Warte kurz, ob jemand von sich aus beginnt.
- Wenn nicht, erkläre, warum dir das Feedback wichtig ist.
- Sollte sich immer noch niemand äußern, mache selbst den Anfang und kündige an, die Teilnehmer der Reihe nach zu fragen.
- Notiere das Feedback, frage nach, wenn etwas unklar ist, und bedanke dich. Bewerte das Feedback aber nicht – achte auch auf deine nonverbale Kommunikation.
In größeren Gruppen benötigst du andere Methoden. Online-Umfragen bieten sich an. Eine Übersicht über Open-Source-Programme zum Erstellen von Umfragen findest du hier.
Das Feedback am Ende deines Workshops kann mehrere Fragen umfassen, auch zur Struktur und zum Aufbau des Workshops. So erfährst du, was gut funktioniert hat und was weniger. Bei mehreren Fragen ist eine Umfrage besonders sinnvoll. Die Ergebnisse kannst du im Plenum diskutieren; eventuell möchten sich Teilnehmer zu ihrer Bewertung äußern.
Egal wie das Feedback ausfällt, bedanke dich dafür! Lass dich nicht entmutigen, wenn es mal nicht so positiv ist. Jedes Feedback hilft dir, deine Workshops oder deren Inhalte zu verbessern.
Das Protokoll
Ein Protokoll ist hilfreich, um Ergebnisse und Entscheidungen zu dokumentieren und das weitere Vorgehen abzuleiten. Es kann auch Informationen über Teilnehmer und offene Punkte enthalten.
Du kannst das Protokoll während des Workshops schreiben (oder schreiben lassen) oder danach. Es gehört nicht zwingend zum Abschluss des Workshops, kann aber auch als Nachbereitung verstanden werden. Aus Erfahrung ist es jedoch hilfreich, während des Workshops ein Stichwortprotokoll zu führen. Ähnlich der Liste der offenen Punkte könnt ihr das Protokoll am Ende gemeinsam durchgehen. Wenn das Protokoll nachträglich erstellt wird, bedenke, dass es erst gültig ist, wenn alle Teilnehmer zugestimmt haben. Erstelle und verteile es daher schnellstmöglich, damit die Informationen noch frisch sind. Bitte die Teilnehmer um Verbesserungen und nenne einen Stichtag, ab dem das Protokoll als abgestimmt gilt.
Die Nachbereitung des Workshops
Geschafft – dein virtueller Workshop ist beendet! Als Leiter endet deine Aufgabe jedoch noch nicht ganz. Die Nachbereitung ist ein essenzieller Teil. Dabei sind verschiedene Aufgaben wichtig:
- Ergebnisse zuordnen und verteilen: Ordne die Workshop-Ergebnisse den Zielen zu, archiviere sie und verteile sie an Teilnehmer und andere Interessensgruppen. Entscheide, wer welche Informationen benötigt und ob bestimmte Themen vertraulich behandelt werden (z.B. Feedback), die du dann nicht weitergibst.
- Protokoll und offene Punkte verfolgen: Verteile das Protokoll und die Liste der offenen Punkte an die Teilnehmer und überwache deren Bearbeitung.
- Workshop reflektieren: Stelle dir Fragen wie: Was lief gut? Womit bist du weniger zufrieden? Habt ihr alle Ziele erreicht, und sind die Ergebnisse hilfreich? Diese Fragen helfen dir, Verbesserungsmöglichkeiten in Planung oder Durchführung zu finden. Waren es zum Beispiel die falschen Teilnehmer, ist verständlich, warum manche Themen nicht vollständig bearbeitet werden konnten. Waren es zu viele Teilnehmer, habt ihr euch vielleicht verzettelt und daher nicht alle Ziele erfüllt. Sei selbstkritisch und leite konkrete Veränderungen für deinen nächsten Workshop ab.
Fallstudie: Mia beendet ihre Workshop
Mia, Peter und Zou haben im letzten Workshop das Eventstorming abgeschlossen. Mit den gewonnenen Informationen wollen sie später konkrete Arbeitspakete ableiten und planen. Jetzt möchte Mia aber zunächst den Workshop abschließen.
Sie hat bereits während des Workshops Notizen für ein Protokoll gemacht. In der letzten großen Pause hat sie das Protokoll strukturiert und die Ergebnisse eingebunden. Sie plant, das Protokoll auch als Zusammenfassung zu nutzen.
Bevor sie das Protokoll gemeinsam bespricht, möchte Mia von ihren Freunden wissen, wie zufrieden sie mit dem Workshop und seinen Ergebnissen sind. Zou beginnt: Sie ist erstaunt, wie konkret das Bild des Videochats bereits ist. Sie weiß nun genau, welche Aufgaben anstehen, welche Vorteile ihr Videochat haben wird, und freut sich darauf, loszulegen. Die Struktur und der Aufbau des Workshops haben ihr gut gefallen; sowohl das Brainstorming als auch das Eventstorming haben ihr Spaß gemacht.
Peter hebt besonders die offenen Diskussionen hervor. Er findet, dass Mia den Workshop gut moderiert und vorbereitet hat. Sein Ziel, Spaß am Workshop zu haben, wurde definitiv erfüllt.
Mia bedankt sich für das Feedback und den tollen Workshop, der ohne ihre Freunde nicht möglich gewesen wäre. Gemeinsam schafft man einfach mehr!
Mias Protokollvorlage
Mia hat sich vorab bereits eine Vorlage für das Protokoll erstellt:
Sie stellt noch einmal kurz die Agenda vor und geht dann die Punkte Brainstorming und Eventstorming durch. Sie erklärt, welche Ziele sie sich gesetzt hatte, und beschreibt ihr Vorgehen. Anschließend fasst sie die wichtigsten Ergebnisse zusammen und stellt sie den Zielen gegenüber. Einige Themen sind offen geblieben; darauf weist sie hin und notiert sie.
Einige der offenen Themen streichen sie gemeinsam aus den Übersichten. Die wichtigen Punkte überträgt Mia in die Zusammenfassung der offenen Punkte. Zudem vereinbaren sie, dass jeder konkrete Arbeitspakete aus dem Eventstorming für seinen Verantwortungsbereich ableitet. Für die anderen Themen bestimmen sie jeweils einen Verantwortlichen und ein Zieldatum.
Für den Abschluss hat Mia sich etwas Besonderes überlegt. Sie hat eine Grafik erstellt, die sie über ihr Whiteboard teilt. Sie bittet nun am Ende des Workshops und nach der Reflexion der Ergebnisse noch einmal jeden, ein Stimmungsbild abzugeben, indem man sich eine Farbe aussucht und einen Punkt auf die Grafik setzt, gerne auch mit Namen.
Mia freut sich über das Ergebnis, bedankt sich bei ihren Freunden für den gelungenen Workshop und erklärt, dass sie alle Unterlagen ordnen, ablegen und an alle verschicken wird.
Im nächsten Artikel werden sich Mia, Peter und Zou an die Detailplanung machen. Du erfährst dann, wie sie dabei vorgehen und welche Programme sie nutzen.
Hinweis: Dieser Artikel ist Teil unserer Serie über virtuelle Workshops und effektive Projektplanung. Entdecke weitere Beiträge zu Projektmanagement, agilem Arbeiten und Selbstorganisation auf unserem Blog.
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