Einen Online-Workshop planen: Dein Leitfaden für einen erfolgreichen virtuellen Workshop
Einen Online-Workshop planen: Dein Leitfaden für einen erfolgreichen virtuellen Workshop
Das Gute vorab – du brauchst dich um keine Kekse oder Getränke für deine Teilnehmer zu kümmern. Das heißt aber nicht, dass du für einen virtuellen Workshop keine Vorbereitung brauchst.
Ein Online-Workshop kann intensiv und anstrengend sein, bietet aber gleichzeitig die Möglichkeit, Menschen aus aller Welt zusammenzubringen, um gemeinsam an einem Thema zu arbeiten. In dieser Blogreihe teilen wir unsere Erfahrungen zur Planung und Durchführung virtueller Workshops.
Begleite in unserem Praxisbeispiel Mia und schau dir an, wie sie auf ihrem Weg zur Erstellung eines neuen Open-Source-Videochat-Programms, einen Workshop plant.
Workshops leben von der Interaktion der Teilnehmer. Auch virtuell ist es daher wichtig, Möglichkeiten zu schaffen, sich aktiv einzubringen und zu kommunizieren. Die folgenden Tipps helfen dir dabei, deinen Online-Workshop zum Erfolg zu führen.
Videochat – ein muss für einen gelungenen online Workshop
Wir haben festgestellt, dass ein reiner Audio-Chat für einen intensiven Austausch nicht ausreicht. Jeder Teilnehmer sollte eine Webcam besitzen und diese auch einschalten.
Kommunikation besteht aus mehr als nur Worten – Mimik und Gestik spielen eine entscheidende Rolle. In einem Workshop, der Konzentration und Engagement erfordert, ist es wichtig, so viele Kommunikationskanäle wie möglich zu nutzen. So vermeidest du Missverständnisse und hältst die Teilnehmer fokussiert.
Kläre im Vorfeld, ob alle die technischen Voraussetzungen erfüllen, und erwähne dies explizit in deiner Einladung.
Gemeinsame Regeln aufstellen
Die Aufmerksamkeit aller Teilnehmer zu halten, ist in einem virtuellen Workshop eine besondere Herausforderung. Ablenkungen wie Smartphones oder eingehende E-Mails sind allgegenwärtig. In Präsenzworkshops kann man leicht vereinbaren, elektronische Geräte beiseitezulegen. Online ist das schwieriger. Daher ist es wichtig, zu Beginn gemeinsam Verhaltensregeln festzulegen. Plane hierfür Zeit ein, am besten gleich zu Beginn des Workshops.
Diese Regeln können je nach Gruppe variieren. Während in einer kleinen Runde das freie Gespräch gut funktioniert, könnte in größeren Gruppen eine Redeliste sinnvoll sein. Wichtig ist, dass sich alle Teilnehmer mit den Regeln wohlfühlen und sie gemeinsam erarbeitet wurden.
Umgang mit Regelverstößen
Virtuell ist es schwieriger einen „Regelverstoß“ wahrzunehmen. Alle Teilnehmer sitzen vor dem Rechner und bekommen unter Umständen Chatnachrichten oder E-Mails ganz automatisch. Versuche technische Hilfen vorzuschlagen, wie sich die Teilnehmer vor Ablenkung „schützen“ können. Ist es z.B. möglich während des Workshops Chatnachrichten aus anderen Kanälen auszublenden? Kann das Handy ggf. lautlos gestellt werden und nicht in Reichweite liegen?
Sollte dir auffallen, dass jemand gedanklich abwesend ist, sprich die Person freundlich darauf an. Frage, ob alles in Ordnung ist oder ob eine kurze Pause benötigt wird. Es ist wichtig, sensibel vorzugehen, damit sich niemand bloßgestellt fühlt.
Die richtige Teilnehmerauswahl
Ein erfolgreicher Workshop lebt von vielfältigen Perspektiven, aber auch von einer überschaubaren Gruppengröße. Überlege dir genau, wen du einladen möchtest, und beschränke die Teilnehmerzahl auf das Nötigste. So stellst du sicher, dass jeder zu Wort kommt und die Diskussion produktiv bleibt.
Die Planung – eine wichtige Grundlage
Eine gute Vorbereitung ist entscheidend. Definiere ein klares Ziel für deinen Workshop (siehe Ziele definieren), und erstelle eine Agenda mit Zeitangaben. Plane ggf. eine Vorstellungsrunde ein, wenn sich nicht alle kennen, eine Zusammenfassung inkl. Reflektion der Ziele und vor Plane ausreichend Pausen ein – sie sind essenziell, um die Konzentration hochzuhalten!
Aus Erfahrung werden Pausen nicht nur oft in der Planung vergessen, sondern während des Workshops zu Gunsten längerer Diskussionen, gerne auch gekürzt oder gestrichen. Mach das nicht! Ohne Pausen verlierst du deine Teilnehmer. Sie werden gereizt, lassen sich leichter ablenken oder verschwinden einfach aus dem Workshop. Egal was passiert, plane Pausen mit ein und halte dich daran, denn ein virtueller Workshop ist intensiv und fordert viel Konzentration aller Teilnehmer.
Gerade weil ein virtueller Workshop anstrengend sein kann, solltest du auch darüber nachdenken, wie viele Stunden pro Tag im Workshop gearbeitet wird. Unsere Erfahrung zeigt, dass es effektiver ist einen Workshop über mehrere Tage zu verteilen. Anstelle eines 8 Stunden Workshops, empfehlen wir 2-Tage mit je 4 Stunden. Deine Teilnehmer werden effektiver an den Workshop Themen arbeiten und die zusätzliche Pause über Nacht kann interessante und hilfreiche Erkenntnisse hervorbringen.
Die richtigen Methoden und Tools wählen
Überlege dir welche Möglichkeiten der Zusammenarbeit ihr nutzen wollt und könnt. Es gibt virtuelle Whiteboards, Flipcharts – die du vorab erstellen kannst, Brainstorming Programme und vieles mehr.
Versuche auch in virtuellen Workshops auf PowerPoint zu verzichten, Teilnehmer neigen dazu dich sonst als Referenten zu sehen und ihre eigene Teilnahme zu reduzieren.
Ein paar Beispiele für Möglichkeiten der virtuellen Zusammenarbeit werden wir dir in einen der nächsten Artikel vorstellen und die virtuelle Umsetzung kurz vorstellen. Wichtig ist aber, dass du dir vorab nicht nur über die Auswahl Gedanken machst, sondern auch über die technische Realisierung und darüber, wie deine Teilnehmer aktiv mitarbeiten können.
Zur technischen Realisierung kann auch zusätzliche Hardware wie z.B. ein elektronischer Stift gehören. Plane vorab Zeit ein, dich mit den Methoden und der Hardware vertraut zu machen und teste diese in deiner virtuellen Arbeitsumgebung. Wenn du dann im Workshop eine Methode verwendest, vergesse nicht diese vorab zu erklären und beschreibe auch, in welcher Form deine Teilnehmer partizipieren können.
Teilnehmer aktiv einbinden
Die aktive Integration deiner Teilnehmer ist ein wichtiger Aspekt, nicht nur bei virtuellen Workshops. Mach dir vorab Gedanken, wie du weniger aktive Teilnehmer einbinden kannst.
Versuche Personen, die sich stark einbringen etwas zu bremsen, um stillere Teilnehmer die Möglichkeit zu geben sich einzubringen. Virtuell ist das herausfordernd denn Menschen verfallen vor dem Bildschirm oft in einen „Zuhörmodus“. Ein gutes Mittel, um Teilnahme zu erzeugen sind offene Fragen.
Überlege dir vorab, wie du offene Fragen stellen kannst; z.B. beim Brainstorming: „Welche weitere Aspekte von … fallen euch noch ein“. Und wenn du die offene Frage gestellt hast nutze die „Macht der Stille“. Antworte nicht selbst! Gehe nicht über die Frage hinweg! Warte einfach ruhig ab, irgendwann wird jemand etwas dazu sagen.
Feedback einholen und wachsen
Zu guter Letzt, verzweifle nicht! Virtuelle Workshops zu leiten ist sehr herausfordernd und es passiert immer etwas, was du so nicht vorhergesehen hast. Denke daran: Nicht alles wird immer nach Plan laufen, und das ist in Ordnung.
Frage am Ende aktiv nach Feedback. Was lief gut? Wo gibt es Verbesserungspotential? Frage nach, wie deine Teilnehmer vorgegangen wären. Und lass diese Punkte in deine nächste Vorbereitung mit einfließen. Sollten nicht alle Workshopziele erfüllt sein, reflektiert in der Gruppe, ob ihr den Zielen nähergekommen seid oder wichtige Erkenntnisse aus der Bearbeitung ableiten könnt.
Teilnehmer und Workshopleiter in einer Person – geht das?
In kleineren Gruppen kann es durchaus vorkommen, dass du als Workshopleiter auch Teilnehmer bist. In dieser Doppelrolle ist es wichtig, diese klar zu trennen. Mache deutlich, wann du moderierst und wann du deine eigenen Ideen einbringst. So verhinderst du Missverständnisse und sorgst für Transparenz. Es reichen einfache Sätze wie „im Folgenden werde ich euch durch das Brainstorming leiten“ oder aber „als Teilnehmer ist mir noch folgende Verhaltensregel wichtig, wie seht ihr das?“.
Praxisbeispiel: Mia plant ihren Workshop
Im letzten Artikel hat Mia erkannt, dass ihr für ihr Projekt wichtige Kompetenzen fehlen, insbesondere im Bereich Marketing. Nach Gesprächen mit ihren Freunden möchten Zou und Peter sie unterstützen. Um die Ideen zu bündeln und gemeinsam den Funktionsumfang des Videochats festzulegen, entscheidet Mia, einen Online-Workshop zu planen.
Zielsetzung nach SMART
Mia definiert das Workshop-Ziel nach der SMART-Methode: (Link).
„Ziel des zweitägigen Workshops ist es, gemeinsam den Funktionsumfang des Videochats festzulegen und so zu definieren, dass eine Grobplanung möglich ist.“
Auswahl der Methoden und Tools
Sie plant, ein Brainstorming und anschließend ein Eventstorming durchzuführen. Nach einiger Recherche findet sie passende Open-Source-Tools für Mindmapping (link) und virtuelle Whiteboards (link). Für die Videokonferenz findet sie ein Produkt mit einer Freimenge von bis zu 5 Teilnehmern. Mit diesen technischen Lösungen ist Mia erstmal zufrieden.
Erstellung der Agenda
Mia stellt eine grobe Agenda zusammen. Eine kurze Vorstellungsrunde findet sie gut, auch wenn es Freunde von ihr sind, kann man die Runde nutzen, um über seine bisherigen Arbeitserfahrungen und Kompetenzen zu sprechen. Mia sieht Blöcke von 1 – 2 Stunden vor, bevor es eine kurze Pause gibt.
Nach der Mittagspause und am Abend sieht sie eine Feedback-Runde vor, damit jeder kurz sagen kann, was gut läuft und was man verbessern könnte. Natürlich gibt es ganz am Ende noch eine Zusammenfassung und eine ausführliche Feedback-Runde. Die Agenda für den ersten Vormittag sieht nun wie folgt aus:
Einladung an die Teilnehmer
Sie schickt die Agenda zusammen mit den Zugangsdaten und dem Workshop-Ziel an Zou und Peter. Zudem bittet sie beide, sich ebenfalls Gedanken über ihre Ziele für den Workshop zu machen, und weist auf die Wichtigkeit einer funktionierenden Webcam hin.
Ausblick
Mia ist gespannt, was ihre Freunde über die Agenda und den Workshop sagen werden. Zugleich freut sie sich, dass es jetzt bald losgeht und sie die Aufgabe mit ihren Freunden zusammen angehen kann. Wie der Workshop und im speziellen die beiden Methoden (Brainstorming und Eventstorming) ablaufen, erfährst du in den nächsten Artikeln.
Hinweis: Dieser Artikel ist Teil unserer Serie über virtuelle Workshops und effektive Projektplanung. Entdecke weitere Beiträge zu Projektmanagement, agilem Arbeiten und Selbstorganisation auf unserem Blog.
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