Erstelle eine Grobplanung: Schritt-für-Schritt-Anleitung für effektive Projektplanung
Erstelle eine Grobplanung: Schritt-für-Schritt-Anleitung für effektive Projektplanung
Herzlich willkommen zum zweiten Teil unserer Serie!
Heute zeigen wir dir, wie du aus einer einfachen Zielsetzung einen klaren Fahrplan erstellst. Erfahre, warum eine durchdachte Planung unerlässlich ist und wie du Schritt für Schritt dorthin gelangst.
Warum eine gute Planung der Schlüssel zum Projekterfolg ist
Genauso wie bei der Zielfindung geht es bei der Projektplanung darum, deine Ressourcen klug einzusetzen – effizient und effektiv (siehe Ziele definieren). Auf den ersten Blick mag eine detaillierte Projektplanung wie zusätzlicher Aufwand wirken. Vielleicht schwirren dir schon zahlreiche Ideen im Kopf herum, wie du dein Ziel erreichen könntest. Das ist großartig! Doch wenn du einfach draufloslegst, läufst du Gefahr, in das berüchtigte Zwiebel-Problem zu geraten.
Das Zwiebel-Problem: Warum spontane Aktionen oft nach hinten losgehen
Projekte lassen sich in verschiedene Phasen gliedern. Nach A. Hemmrich sind dies die Definitionsphase, Planungsphase, Realisierungsphase und Implementierungsphase. Hemmrich stellt dies mit einer Pyramide dar: Man beginnt oben und arbeitet sich nach unten, wobei die Phasen zunehmend aufwändiger werden.
Es gibt natürlich zahlreiche andere Modelle und Ansätze, aber der Kernpunkt ist immer derselbe: Wenn du in den ersten beiden Phasen – der Definition und Planung – zu wenig Zeit investierst, wirst du in den späteren Phasen mehr Ressourcen aufwenden müssen. Vernachlässigst du die oberen Ebenen, wird die Pyramide zu einer Zwiebel – der Aufwand bläht sich auf, Termine werden verfehlt und Ressourcen ineffizient eingesetzt.
So vermeidest du das Zwiebel-Problem
In einfachen Worten: Es gibt drei essenzielle Schritte, um das Zwiebel-Problem zu umgehen:
Definiere klare Ziele: Überlege dir genau, was du erreichen möchtest (siehe Ziele definieren).
Erstelle einen angemessenen Plan: Entwickle eine sinnvolle Planung für deine Aufgabe.
Bleibe flexibel: Halte dich an deinen Plan, aber sei bereit, ihn bei Bedarf anzupassen.
Aus eigener Erfahrung kann ich sagen: Als ich mit Projektmanagement begann, investierte ich enorm viel Zeit in die Planung. Das ist grundsätzlich positiv, aber es gibt ein "Aber". Es geht darum, das richtige Maß zu finden – das Optimum. Wie die Grafik oben zeigt, kann zu viel Zeit in der Zieldefinition und Planung dazu führen, dass aus der schlanken Pyramide ein unförmiger Klotz wird. Auch das möchten wir vermeiden.
Ein weiterer Grund, warum eine umfassende Detailplanung zu Beginn eines Projekts nachteilig sein kann, liegt in der Unsicherheit. Oft ist noch nicht klar, wie das Endziel genau aussehen soll – welche Funktionen wirklich notwendig sind, welche Anforderungen priorisiert werden müssen. Außerdem sind Schätzungen von Aufwand und Dauer zu diesem frühen Zeitpunkt oft ungenau. Um mit diesen Unsicherheiten umzugehen, gibt es agile Methoden, mit welchen wir uns in einem späteren Artikel genauer befassen. Eine zu frühe Detailplanung führt häufig dazu, dass der Plan ständig angepasst werden muss, was ineffizient ist. Daher empfehlen wir an dieser Stelle keine Detailplanung.
Wie du eine angemessene Planung erstellst
Um zu verstehen, was eine "angemessene" Planung ist, sollten wir uns zunächst fragen, was die Ziele einer Planung sind. Wie bereits erwähnt, geht es darum, Ressourcen effizient und effektiv einzusetzen. Das bedeutet, weder an irrelevanten Aufgaben zu arbeiten noch mehr Ressourcen in bestimmte Bereiche zu investieren, als für die Zielerreichung nötig ist.
Eine angemessene Planung gibt dir also Klarheit darüber, woran du wann arbeitest und welches Ergebnis du anstrebst. An dieser Stelle verzichten wir bewusst darauf, den zeitlichen Aufwand jeder Aufgabe zu berücksichtigen – das behandeln wir in einem späteren Artikel. Vorerst konzentrieren wir uns auf die Arbeitsschritte und die gewünschten Ergebnisse.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung deiner Projektplanung
1. Zerlege dein Ziel in Teilziele
Beginne mit deinem Hauptziel und identifiziere die notwendigen Teilergebnisse, um es zu erreichen. Stell dir das wie ein Rezept vor: Um eine Pizza zu backen, brauchst du Teig, Soße und Belag. Jedes dieser Elemente ist ein Zwischenziel. Zerlege jedes Zwischenziel weiter in konkrete Schritte. So verwandelst du ein großes Ziel in viele kleine, handhabbare Aufgaben.
2. Ordne die Aufgaben logisch an
Bringe die Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge. Es wäre unsinnig, die Pizza zu backen, bevor du den Belag vorbereitet hast. (Mehr dazu in einem späteren Artikel.)
3. Prüfe dein Verständnis der Aufgaben
Überlege, ob du jede Aufgabe vollständig verstehst. Versuche, den Aufwand für jeden Schritt grob abzuschätzen. Es geht nicht um genaue Zahlen, sondern darum festzustellen, ob du die Aufgabe so weit heruntergebrochen hast, dass sie überschaubar ist. Wenn du nicht einschätzen kannst, wie viel Aufwand eine Aufgabe erfordert, zerlege sie weiter in kleinere Schritte.
4. Entscheide über die Ressourcenverteilung
Überlege, welche Aufgaben du selbst erledigen möchtest, welche du delegieren kannst und wo es sinnvoll ist, fertige Lösungen zu nutzen. Plane, wie du deine Ressourcen am effektivsten einsetzt.
Ein Hinweis zu Schritt 3: Es gibt verschiedene Methoden zur Aufwandsabschätzung, die wir in einem späteren Artikel behandeln werden. Für jetzt konzentriere dich einfach darauf, ob du die Aufgabe umfassend genug verstehst, um ihren Aufwand grob einschätzen zu können. Denk immer daran: Das Ziel deiner Planung ist es, die notwendigen Schritte zu identifizieren und zu verstehen, die dich zu deinem Ziel führen.
Praxisbeispiel: Mias Weg zur Grobplanung
Um die Theorie in die Praxis zu übertragen, schauen wir uns Mias Beispiel an. Im letzten Artikel hat Mia ihr Ziel definiert: Sie möchte einen Videochat entwickeln. Nun beginnt sie mit der Grobplanung.
Mit ihrer Zieldefinition vor Augen überlegt sie sich zunächst Teilziele:
- Infrastruktur aufbauen:
- Server einrichten
- Kommunikation zwischen Clients ermöglichen
- ...
- Programm entwickeln:
- Benutzeroberfläche gestalten
- Hintergrunddienste programmieren
- ...
- Softwaretests definieren und schreiben
- Marketing: Obwohl sie diesen Bereich nicht selbst übernehmen möchte, plant sie das Arbeitspaket "einen Mitstreiter finden" ein.
In den anderen Bereichen beginnt sie, die Teilziele weiter zu unterteilen.
Mia entscheidet sich, die Benutzeroberfläche als Single Page Application (SPA) zu gestalten. Die Dienste sollen in Containern laufen. Sie benötigt eine Code-Verwaltung für ihren Code, eine CI-Pipeline für die Container und muss sich um das Hosting der Container kümmern. Damit hat sie bereits einige grobe Arbeitsbereiche für den Infrastrukturteil identifiziert. Für den Moment reicht ihr das aus, um zu verstehen, was in den einzelnen Bereichen zu tun ist. Sie plant jedoch, ihre Teilziele noch ein bis zwei Ebenen tiefer zu zerlegen.
Beim Teilziel "Tests definieren" denkt Mia an Tests für die Benutzeroberfläche, die Hintergrunddienste und die Infrastruktur. Sie überschlägt kurz, wie viele Tests in jedem Bereich erforderlich sein könnten, und notiert sich diese Informationen.
Als nächsten Schritt plant Mia eine Detailplanung für die Benutzeroberfläche und die Hintergrunddienste. Sie möchte dafür eine Methode einsetzen, die sie aus ihrer Arbeit kennt: "Eventstorming". (Mehr dazu in einem späteren Artikel.)
Mia durchdenkt ihre Teilziele und Aufgaben und hat nun ein klares Bild davon, was in den einzelnen Bereichen zu tun ist. Es fällt ihr leicht, die Arbeitspakete in eine logische Reihenfolge zu bringen und den Aufwand grob abzuschätzen. Doch bevor sie damit weitermacht, möchte sie sich um einen Mitstreiter kümmern. Mehr dazu im nächsten Artikel.
Fazit
Mit einer klaren Grobplanung legst du den Grundstein für den Erfolg deines Projekts. Du weißt jetzt, wie du deine Ziele in handhabbare Schritte zerlegst und dabei effizient mit deinen Ressourcen umgehst. Im nächsten Artikel werden wir tiefer in die Detailplanung eintauchen und sehen, wie du deinen Plan weiter verfeinern kannst.
Hinweis: Dieser Artikel ist Teil unserer Serie über effektive Zielsetzung und Projektplanung. Schau dir auch unsere anderen Beiträge an, um mehr über Projektmanagement, Prozessoptimierung und Selbstorganisation zu erfahren.
Hast du Fragen zur Grobplanung oder möchtest du deine Erfahrungen teilen? Hinterlasse einen Kommentar oder diskutiere mit uns auf X oder LinkedIn!